Quel logiciel de gestion d’entreprise choisir ?

Il existe de nombreux logiciels de gestion d’entreprise disponibles sur le marché. Ils ont tous une fonctionnalité différente, mais aussi des avantages et des inconvénients. Optimiser les processus, améliorer la relation client, manager les équipes, suivre la trésorerie tout en gagnant du temps et en réduisant les coûts font partie de la mission d’un entrepreneur ou d’un freelance. Le logiciel de gestion va l’aider à être aussi productif que possible.

Voici un résumé des principales caractéristiques que vous utiliserez pour faire le bon choix de votre logiciel de gestion.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’entreprise ?

Le logiciel de gestion d’entreprise est un outil indispensable au bon déroulement d’une activité. Il permet aux dirigeants et aux collaborateurs de la structure d’avoir une vision globale de l’activité, en temps réel. Il sert à organiser les tâches quotidiennes et à gérer les ressources humaines, ainsi que les finances du groupe. Ce type d’application permet également la tenue des comptes rendus, par exemple pour chaque vente ou chaque commande passée par l’entreprise.

Le logiciel de gestion intègre souvent plusieurs modules traitant de :

  • la comptabilité,
  • la facturation,
  • la gestion du stock,
  • la gestion commerciale,
  • l’organisation et la gestion de projets,
  • la gestion des ressources humaines …

Le logiciel de gestion d’entreprise est un outil informatique qui sert à améliorer la performance et le rendement de l’entreprise, à réduire les coûts et à faciliter le fonctionnement de l’entreprise ainsi que de son système d’information.

Les logiciels de gestion d’entreprise sont utilisés par tout type d’entreprises : les TPE, les PME, les grandes entreprises, mais aussi les indépendants, les administrations et les institutions publiques.

Quels sont les facteurs à prendre en compte pour choisir son logiciel de gestion ?

Choisir le bon logiciel de gestion pour votre entreprise est l’une des décisions les plus importantes que vous puissiez prendre.

Il ne s’agit pas seulement de savoir si cela va vous aider ou non à en faire plus, mais ce que cela va coûter, combien de temps et d’énergie vous allez consacrer à son apprentissage et quelle est la probabilité que vous restiez avec ce système au fil du temps.

Il y a tellement de facteurs à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion pour votre entreprise :

  • Quel genre d’entreprise êtes-vous ? Avez-vous besoin d’un programme de comptabilité qui vous aidera à suivre toutes vos transactions financières, ou voulez-vous quelque chose de plus axé sur les ventes et le marketing ?
  • Quel genre d’objectifs avez-vous pour votre entreprise ? Voulez-vous que tout soit automatisé ? Ou préférez-vous une approche pratique où chaque tâche est clairement définie ?
  • Avez-vous des besoins spécifiques auxquels il faut répondre ? Par exemple, si votre entreprise est fortement impliquée dans le marketing des médias sociaux, il peut être très utile de disposer d’un programme de comptabilité qui garde une trace de l’argent dépensé pour les publicités Facebook.

Il faudra vous poser les bonnes questions avant de choisir votre logiciel de gestion d’entreprise.

Quels sont les types de logiciels de gestion d’entreprise ?

Il existe plusieurs logiciels de gestion d’entreprise disponibles sur le marché, mais il est important de se pencher sur la question du choix avant de se lancer et surtout de connaitre les différents types de logiciels de gestion existants.

Les logiciels de gestion d’entreprise tout-en-un

Appelé aussi logiciel de gestion généraliste, ce type de logiciels de gestion permet de s’adapter aux besoins de votre entreprise grâce à leurs différents modules et nombreuses fonctionnalités que vous pouvez choisir d’utiliser ou non en fonction de votre activité.

Ce logiciel de gestion est un ensemble de fonctions qui permettent d’accéder aux données et aux outils informatiques. Il s’agit d’un système de gestion de base, qui permet à tous les utilisateurs d’accéder aux mêmes types d’informations.

Les logiciels de gestion d’entreprise spécialisés

Les logiciels de gestion spécialisés auront les particularités suivantes :

  • Ils vont s’adresser à un secteur d’activité en particulier (comme l’industrie ou le e-commerce par exemple) ;
  • Ils vont posséder des fonctionnalités de certains modules uniquement mais en versions plus poussées ;
  • Certains logiciels de gestion sont même spécifiquement adaptés à la taille de l’entreprise.

Les logiciels de gestion d’entrepôt

Un logiciel de gestion d’entrepôt est un logiciel qui permet aux entreprises de gérer leurs stocks et d’optimiser leurs dépenses tout en optimisant la qualité de leur production. En plus de la gestion des stocks, il permet également aux entreprises de créer des catalogues et des commandes, ainsi que d’effectuer des analyses pour déterminer le prix des produits.

Un logiciel de gestion d’entrepôt est parfait pour tous ceux qui gèrent des entreprises ou des centres d’appels spécialisés.

Les logiciels de gestion de maintenance

Un logiciel de gestion de maintenance est un logiciel qui permet de gérer et d’optimiser la maintenance de vos machines.

Il a plusieurs objectifs :

  • évaluer, programmer et contrôler le système d’entretien de votre entreprise,
  • configurer les actions et gérer les disponibilités des différentes parties et des équipements,
  • détecter les problèmes, hiérarchiser les projets de réparation et communiquer avec les sous-traitants,
  • envoyer des notifications et informer les utilisateurs sur l’état des machines afin qu’ils puissent mettre en place les actions nécessaires pour réparer ces problèmes.

Un logiciel de gestion de maintenance peut vous aider à réduire le coût de maintenance de vos systèmes en améliorant l’efficacité et en coordonnant les réparations. Il vous aide également à respecter les calendriers de maintenance et à vous assurer que tous les systèmes fonctionnent correctement.

Ce type de logiciel est généralement utilisé par les entreprises qui possèdent un grand nombre d’actifs, comme les usines de fabrication et les entrepôts, ou les entreprises qui utilisent beaucoup de technologie dans leurs opérations.

Les logiciels de gestion d’exploitation

Le logiciel de gestion d’exploitation est un système permettant à l’utilisateur de gérer les ressources de son système en ligne et ainsi assurer une réactivité optimale. Il permet également aux utilisateurs d’accéder à des informations globales et personnalisées sur les ressources, mais il est aussi possible d’effectuer des tâches spécifiques.

Il ne vous restera plus qu’à décider si vous préférez pour votre entreprise un logiciel de gestion généraliste ou spécialisé ou un logiciel de gestion encore plus spécifique.

Quelles sont les fonctionnalités principales des logiciels de gestion d’entreprise ?

La plupart des logiciels de gestion ont plusieurs fonctionnalités, selon qu’ils sont tout-en-un ou spécialisés. Voici quelques fonctionnalités que vous retrouverez dans une grande majorité des logiciels de gestion d’entreprise.

Les logiciels de gestion comptable et financière

Le logiciel de gestion comptable et financière couvre tous vos aspects liés au fonctionnement de votre entreprise et à la tenue de vos registres. Il est essentiel pour votre entreprise, car il permet d’avoir une connaissance correcte des données financières, de pouvoir gérer le temps et les ressources, et d’optimiser l’utilisation des fonds disponibles pour financer vos projets.

Le logiciel de gestion et de comptabilité est la colonne vertébrale d’une entreprise. Il s’appuie sur des données et des règles précises pour établir les comptes annuels ou les bilans, déterminer la valeur de l’entreprise, sa rentabilité ou son endettement. Enfin, il garantit la bonne application des lois et réglementations en vigueur.

Il existe de nombreux types de logiciels de gestion comptable et financière disponibles aujourd’hui : en ligne, sur site, basé sur le cloud, sur appareils mobiles et plus encore. Bien que certains puissent être mieux adaptés à certaines entreprises que d’autres, tous devront être personnalisés d’une manière ou d’une autre pour répondre aux besoins de votre organisation.

Notons que la plupart des logiciels de gestion d’entreprise disposent des fonctionnalités liées à la gestion comptable et financière.

Les logiciels de gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale est un logiciel qui aide les entreprises à gérer leurs activités et à établir des relations avec leurs clients. Il peut être utilisé pour créer des catalogues, collecter des données sur les clients, fabricant et payeur des produits et services, analyser le comportement de la clientèle, etc.

Les fonctionnalités intégrées d’ordinaire aux logiciels de gestion commerciale sont les suivantes :

  • recherche de clientèle,
  • devis, facture,
  • suivi de commande,
  • relation client,
  • gestion des fournisseurs.

Le logiciel de gestion commerciale est utilisé pour gérer la facturation ainsi que les campagnes marketing et les ventes. Il peut inclure des fonctionnalités telles que l’analyse de données et la création de rapports.

Ce type de logiciel de gestion est souvent utilisé par les petites entreprises qui manquent de ressources ou d’expérience technique pour gérer leurs propres efforts de marketing.

Les logiciels de gestion des stocks

Un logiciel de gestion des stocks sert à gérer les stocks. Il est conçu pour gérer la gestion des stocks physiques et des données associées, telles que les stocks et les prix.

Le but de ce logiciel est de fournir des fonctions de comptabilité et de contrôle des stocks, qui sont souvent utilisées par les entreprises qui vendent leurs produits sur de longues périodes et qui ont un grand nombre de clients. Il fournit également des fonctions de gestion financière, y compris la prévision des ventes et la budgétisation. Par exemple, il peut aider les dirigeants à suivre leurs stocks afin qu’ils sachent quand se réapprovisionner ou fabriquer de nouveaux produits.

Le logiciel de gestion de stocks est souvent utilisé par les entreprises qui vendent des produits en ligne ou via des catalogues ; il peut également être utile pour toute entreprise qui doit gérer de grandes quantités de stocks physiques disponibles à un moment donné (comme les détaillants).

Le logiciel de gestion de stocks vous permet de suivre votre inventaire en temps réel, de mettre à jour les commandes et les livraisons et de recevoir des notifications lorsque les niveaux d’inventaire changent.

Les logiciels de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet vous permet d’organiser vos projets et de les voir en un seul endroit. Il peut suivre les budgets, les délais et l’avancement de chaque tâche. Il vous donne également un moyen de partager des informations avec les membres de l’équipe.

Un logiciel de gestion de projet permet aux entreprises de se développer grâce à leurs propres moyens et de se concentrer sur leurs activités essentielles. Il s’agit d’un outil qui permet d’organiser les tâches et les ressources humaines afin d’optimiser la productivité et l’efficacité. Ainsi, les utilisateurs peuvent travailler plus efficacement et plus régulièrement pour atteindre des objectifs simples et ambitieux.

Un logiciel de gestion de projet est un logiciel qui vous aide à planifier et à gérer votre projet. Il vous donne la possibilité de :

  • Accéder à toutes les informations relatives au projet,
  • Commencer à travailler sur votre projet,
  • Effectuer des commandes et payer des factures,
  • Faire des dépenses et évaluer le résultat du projet.

Un logiciel de gestion de projet sert à réaliser l’ensemble des tâches qui permettent de gérer un projet et de le dérouler au fur et à mesure, ce qui permet d’améliorer son efficacité.

Les logiciels de gestion logistique

Le logiciel de gestion logistique s’intéresse à la gestion des flux et des stocks. Il permet d’optimiser les flux entre les diverses étapes du processus logistique.

L’utilisation d’un logiciel de gestion logistique permet de gérer les opérations de fabrication, de traitement et de distribution des produits. Cela permet aux entreprises d’optimiser leurs flux et d’améliorer la qualité des produits et services.

Un logiciel de gestion logistique vous permet de suivre les expéditions, de gérer les stocks et de surveiller les performances des clients et des fournisseurs. Il vous aide à savoir qui a quel article en stock, où il se trouve et combien il coûte. Vous pouvez l’utiliser pour suivre les commandes et enregistrer les informations de livraison en temps réel afin de savoir quand une commande est prête à être récupérée ou livrée.

Il vous permet également d’envoyer des rappels lorsque les commandes sont prêtes à être récupérées ou livrées, ce qui permet aux clients de réceptionner plus facilement leurs produits lorsqu’ils en ont besoin.

Certaines entreprises utilisent ce type de logiciel dans le cadre de leur programme de gestion de réseau afin de communiquer avec leurs clients par e-mail ou SMS lorsqu’il y a une mise à jour sur l’état d’une commande ou d’un envoi en cours de préparation pour le ramassage ou la livraison par un autre employé.

Les logiciels de gestion RH

Un logiciel de gestion RH est un outil informatique qui permet de gérer l’activité humaine. Il peut être utilisé pour tous les postes dans une entreprise, comme le recrutement, la formation, la gestion des ressources humaines…

Le recrutement et la gestion des ressources humaines sont des processus importants pour toutes les entreprises. Le logiciel de gestion RH vous permet d’optimiser votre fonctionnement et d’améliorer la qualité de vos échanges avec vos employés, ce qui fait partie des nombreuses fonctions offertes par ce type d’outil. Mais ce n’est pas tout.

Un logiciel de gestion RH permet aussi d’évaluer le profil et les compétences des personnes qui sont recrutées par votre entreprise. Il peut aussi permettre à votre entreprise de rechercher et d’acquérir les meilleurs talents.

Un logiciel de gestion RH permet donc aux employeurs et aux employés d’avoir une meilleure vision des ressources humaines, et ainsi de mieux gérer l’ensemble de leurs activités. Il s’agit en effet d’un outil qui permet de conceptualiser la gestion des personnes, les compétences, les équipes, les postes… et qui permet de comparer la situation actuelle à celle que l’on souhaite atteindre.

Il vous donne accès à une base de données où vous pouvez mettre en œuvre différentes fonctionnalités telles que le recrutement, l’intégration des équipes, la gestion des absences et bien plus encore !

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion d’entreprise ?

Les logiciels de gestion d’entreprise sont des applications qui permettent aux entreprises de gérer leurs affaires. Il existe des domaines très variés, et chaque application a ses fonctionnalités propres, comme nous venons de le voir. Les avantages du logiciel de gestion d’entreprise peuvent être différents selon les possibilités offertes par chaque application.

Par exemple, certains logiciels permettent de gérer le budget et d’autres permettent de planifier l’activité à venir. La plupart des entreprises ont besoin d’un logiciel pour gérer au moins une partie importante de leur activité.

Le premier avantage d’un logiciel de gestion d’entreprise est de vous faire gagner du temps grâce à l’automatisation des process et à la centralisation des informations. Vous retrouvez toutes les données en un seul endroit, de la comptabilité à la gestion des ressources humaines, en passant par l’inventaire et la facturation. Les tâches chronophages et sans grande valeur ajoutée sont automatisées. Vous êtes donc plus productifs et vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier.

L’autre avantage d’un logiciel de gestion d’entreprise est que les données sont mises à jour en temps réel, fiables et accessibles par tous. La communication interne et externe est améliorée et cela crée une image positive et de confiance auprès de vos collaborateurs et interlocuteurs. L’utilisation d’un logiciel de gestion permet donc d’optimiser le fonctionnement interne et externe de l’entreprise.

Grâce à un logiciel de gestion, la gestion de votre entreprise est exécutée de manière efficace grâce à la prise en charge globale et immédiate de toute situation. Cela permet de régler les problèmes de manière qualitative. Tous ces éléments réduisent les coûts.

Dernier avantage non négligeable et très intéressant de l’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise : assurer la conformité à la réglementation en matière de sécurité et des données personnelles.

Vous l’aurez compris, vous munir d’un logiciel de gestion est un incontournable pour votre entreprise car il ne requiert que des avantages.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion d’entreprise ?

Les logiciels de gestion d’entreprise ont tous pour but de faciliter la gestion administrative et économique des entreprises. Les principales caractéristiques que vous devriez chercher chez un logiciel de gestion d’entreprise sont les suivantes :

Le prix et les fonctionnalités du logiciel de gestion

Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion, considérez les fonctionnalités qu’il offre au-delà du prix. Les fonctionnalités sont plus importantes que le coût du logiciel lorsqu’il s’agit de choisir la meilleure option. Gagner de l’argent est le but ultime de ce logiciel, alors assurez-vous de choisir une option économique. Le coût d’un logiciel de gestion d’entreprise est affecté par divers facteurs, notamment la disponibilité de certaines fonctionnalités comme :

  • le nombre et la variété des modules fonctionnels inclus,
  • la taille de votre entreprise,
  • le nombre d’utilisateurs,
  • le volume des données, comme le nombre de factures, de contacts ou d’espace de stockage.

Les prix basés sur l’abonnement pour les logiciels de gestion en ligne s’appliquent généralement.

La compatibilité avec les autres outils

Les logiciels de gestion d’entreprise sont généralement conçus pour bien fonctionner avec d’autres programmes. En effet, beaucoup d’entre eux incluent des fonctionnalités spécialisées telles que les logiciels RH et CRM qui peuvent être intégrées. Cependant, certains logiciels généralistes n’intègrent pas ces autres fonctionnalités.

Assurez-vous que tous les outils supplémentaires que vous souhaitez utiliser peuvent être intégrés.

L’ergonomie du logiciel de gestion

Choisir un logiciel de gestion par rapport à son ergonomie est l’une des principales questions que vous devrez vous poser afin de choisir le meilleur logiciel de gestion pour votre entreprise. Et c’est aussi la première chose que vous pouvez faire pour éviter les erreurs. Il est important de bien comprendre le fonctionnement du logiciel de gestion que vous allez utiliser, ou alors vous risquez d’utiliser le mauvais logiciel qui ne correspondra pas à votre besoin.

Voici quelques questions à vous poser :

  • Quelle durée je veux consacrer à chaque tâche ? Si c’est très court, alors un outil simple sera suffisant, mais si cela prend plus de temps, alors une solution plus complète sera nécessaire.
  • Est-ce que mon équipe est compétente ? Si c’est le cas, alors peut-être qu’il n’y a pas besoin d’un logiciel trop sophistiqué.
  • En gestion de projet, vous devrez vous poser la question de la taille du projet ainsi que sa complexité, afin de choisir le logiciel de gestion adapté.

Le choix d’un logiciel de gestion peut être délicat. Il est essentiel que vous preniez le temps de comparer les différents logiciels de gestion et de vous pencher sur leurs caractéristiques avant de faire votre choix. C’est pourquoi il est important d’avoir une idée claire des fonctionnalités différentes qui pourraient être intéressantes pour votre entreprise.

Les besoins de votre entreprise

Vous devez évaluer les opérations de votre entreprise avant d’envisager d’utiliser un logiciel de gestion d’entreprise. Quelles sont les activités de votre entreprise ? Idéalement, vous devriez comprendre vos besoins et objectifs spécifiques afin de créer une liste pour une automatisation optimale.

Pour gérer les besoins de votre entreprise, concentrez-vous sur les logiciels de gestion qui répondent à cette liste une fois qu’elle est établie.

Les besoins futurs de votre entreprise doivent être pris en compte lors de l’examen d’un logiciel de gestion en tant que solution d’entreprise. Les logiciels qui peuvent couvrir une grande variété de besoins sont tendance. En effet, ils peuvent gérer des projets et des tâches plus complexes. Cependant, cette option est plus difficile à mettre en place qu’un logiciel de gestion destiné à une seule fonctionnalité.

La taille de l’entreprise et le nombre d’utilisateurs

Lors du choix d’un logiciel de gestion d’entreprise, il faut tenir compte de la taille de l’entreprise et des compétences des employés impliqués dans son utilisation. Si de nombreuses personnes utilisent le logiciel dans une PME, il faudra choisir un logiciel de gestion permettant l’accès à un grand nombre d’utilisateurs. En revanche, un entrepreneur indépendant pourra gérer l’ensemble de son entreprise avec un logiciel de gestion généraliste plus simple.

Grandes ou petites, certaines structures d’entreprise nécessitent des options spécifiques. A vous de déterminer pour votre entreprise les options indispensables.

La simplicité d’utilisation

Pour qu’un logiciel de gestion remplace de nombreux processus au sein d’une entreprise, il doit être simple d’utilisation, accessible à tous et capable de faire gagner du temps à chacun. Sa fonctionnalité doit remplacer les services administratifs, les équipes commerciales, les techniciens, etc.

Certains logiciels de gestion des opérations commerciales sont extrêmement compliqués à mettre en œuvre et nécessitent une quantité importante de ressources. D’autres logiciels distincts peuvent être utilisés pour faciliter la prise en main et aider au dépannage.

Il est donc crucial de tester le logiciel avant de l’acheter. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le logiciel vous convient, puis juger de sa convivialité globale.

Petite astuce : Certains logiciels peuvent être testés avec une version gratuite durant quelques jours d’essai. C’est un excellent moyen de savoir s’ils correspondent à vos besoins.

En bref, un logiciel de gestion est très utile et comporte de nombreux avantages à condition que l’étude des besoins de l’entreprise ait été réalisée en amont.